【バーチャルオフィス】郵便物の転送は月１でも大丈夫？法人を２年運営して振り返ってみる
筆者はバーチャルオフィスにマイクロ法人の法人登記しており、設立してからもうすぐ2年が経過します。
今まで郵便物の転送頻度を週1にしていたのですが、来年度以降は月1に変更しようと考えたのでその理由について説明していきます。
バーチャルオフィスはレゾナンスを利用しており、こちらのサービス内容をもとに検討しました。
筆者の会社について
まず、筆者の会社の運営内容について簡単に記載しておきます。
人員
・筆者1人
業務内容
・有価証券の売買保有及び運用（米国高配当ETFを定期購入）
・マイクロ法人、個人事業主としての経験を踏まえた情報発信
バーチャルオフィス
・レゾナンスを利用
・バーチャルオフィス（住所のみ）1年払いコース 週1転送プラン（年間19,800円）
→月1転送プラン (年間11,880円) に変更依頼中
レゾナンスの郵便物転送の特徴
週1転送プランの場合、毎週水曜日にそれまで受けた郵便物を自宅に転送してくれます。
また、郵便物がバーチャルオフィスに到着した際に写真付で通知が送られます。
転送まで待てない場合、スポット転送(1回500円＋転送費)を平日9:00~17:00まで受付しており、さらに来店受取(無料？)も可能です。
月1転送プランの場合、毎月最終水曜日に転送されます。
週1転送プランと同様にスポット転送も対応していますが、来店受取は非対応です。
転送には都度転送費が200円発生し、量が多かったり書留だったりした場合は追加で100円～300円程かかります。
週1転送プランから月1転送プランに変更した場合、転送の頻度が下がることで年会費とは別に転送費を安く抑えることが可能です。
マイクロ法人1、2年目の郵便物について
法人設立1年目については社会保険への加入や法人口座開設等、1年目ならではの手続きが色々あったこともあり、毎週のように郵便物が届いていました。2年目は落ち着きましたが、主に次のような送り主から届いています。
日本年金機構
・社会保険料の納付書 ※毎月
・算定基礎届の申請用紙
・第２号加入者の加入資格に関する届出書
・厚生年金・健康保険の事務手続きの説明会の申込用紙（1年目)
税務署
・決算報告書の申告用紙
・給与支払報告書のお知らせ
全国健康保険協会
・e-Gov説明会の申込用紙
その他
・三井住友銀行の口座開設関連の書類
・楽天モバイルのモバイルチョイス利用料金の納付書 ※年3回
転送時期が遅いと困るもの
まず、社会保険料の納付書は毎月20日頃に日本年金機構から発送され、週1転送でも自宅に届くまでに1週間前後かかります。支払期日が同月末なので、遅いときは到着時には既に期日を過ぎてます..
一度管轄の年金事務所に問い合わせしたところ、納付が何日か遅れたくらいでは特に動かないので心配しないでくださいと言われました。とはいえ、支払いがあまり遅くなりすぎるのは避けたいです。
算定基礎届の申請用紙も申請期間が7/1～7/10であるにも関わらず6月末頃に日本年金機構から発送されるため、届いた頃には期日ギリギリになってます。ただし、こちらは電子申請が可能なので到着を待たずとも処理が可能です。設立1年目の方は見落としがちなので注意です。
筆者は算定基礎届など知らなかったので当時はかなり焦りました..笑
各種説明会の申込用紙ですが、こちらも届いたときには申込期限を過ぎていることが多々あります。
過ぎていても問い合わせれば受講させていただけたこともあったので、諦めずに連絡してみるのも手です。
あとは給与所得・退職所得等の所得税徴収高計算書の提出など、実施すべき手続きを忘れてしまうと回答期限付きの書類が送られて来ることがあるため、こちらも注意が必要です。
全体的に、週1転送にしていたとしても一度バーチャルオフィスを経由して自宅へ転送される仕組上、期限付きの書類は間に合わないことが多いです。
結論
初年度は週1転送プランにして郵便物の内容や重要度の傾向をつかみ、2，3年目以降は月1転送プランにして必要に応じてスポット転送を利用するのが良いと思いました。月1転送プランにするにあたり、社会保険料の納付は口座振替に変更すること、各手続きは電子申請でできるように環境を整えることが望ましいでしょう。
以上です。バーチャルオフィス検討中の方の参考になれば幸いです。